Як захистити компанію від витоку інформації та недобросовісних співробітників

Кожна компанія рано чи пізно стикається з питанням про захист своїх даних від недобросовісних співробітників. Кожен керівник переживає за довірені йому дані, і вживає всіх можливих заходів, щоб не допустити витоку інформації. Причини витоків інформації можуть бути різними. Хтось це робить заради простої наживи, продає ваші секрети конкурентам, хтось вирішив відкрити свою справу і захотів забрати базу клієнтів з собою, а хтось просто вирішив помститися керівнику, який обдурив співробітника. Причин може бути безліч, але, як би там не було, завжди варто залишатися людьми.

Ми вирішили поділитися з вами деякими порадами, які, як ми впевнені, допоможуть вашій компанії надійно зберегти ваші дані і не допустити витоку.

• Документи

Перше, до чого варто поставитися дуже відповідально і що відразу слід зробити, так це підписати документи, що забороняють вашим співробітникам розголошувати конфіденційну інформацію. Основними документами можуть бути, наприклад, «Положення про комерційну таємницю» та «Угода про нерозголошення конфіденційної інформації». Конфіденційна інформація у кожної компанії може бути різною, починаючи від кількості співробітників, які працюють в компанії і закінчуючи фінансовими показниками компанії. Бажано, щоб ви прописали всі можливі показники, для більш точного визначення даних, які є конфіденційними.

• Програмний комплекс для повного захисту компанії

Для якісного захисту даних ми рекомендуємо впровадити потужний програмний комплекс, який здатний не тільки захистити дані на ваших комп'ютерах/серверах, а й відстежити дії співробітників. Багато компаній мають свого системного адміністратора, який стежить за всім, що відбувається в компанії і тим самим захищає дані від витоків. За допомогою такого програмного комплексу ви зможете перехопити всі комунікації співробітників. Повний моніторинг листування в месенджерах, веб-активності, листів, які приймаються, і що відправляються по електронній пошті, запуску додатків і всієї іншої діяльності - ось що допоможе захистити ваші дані. У разі спроби передачі певної інформації, система блокує такі дії і повідомляє про це службу безпеки, надаючи при цьому всю інформацію для розслідування інциденту.

І тут ми переходимо до першого пункту нашої статті і рекомендуємо підписувати відповідні документи, де співробітник ставить свій підпис під тим, що він розуміє всю відповідальність за порушення і приймає всі ваші дії, які будуть спрямовані на запобігання витокам.

• Відеоспостереження і прослуховування

Також ви можете встановити відеоспостереження і прослуховування, а також програми-шпигуни для прихованого спостереження за комп'ютером. Але, будьте уважні! Перш, ніж це робити, слід повідомити про це ваших співробітників і підписати угоду, про те, що кожен з них повідомлений і дає згоду на прослуховування та відеоспостереження. Адже подібні дії з вашого боку, в більшості країн без згоди на те іншої сторони, є незаконними. А це означає, що якщо ви побачите десь напис, типу «Посміхніться, вас знімає прихована камера» - це не привілей, а вимога закону!

Також не варто забувати про етичну сторону питання. Прослуховуючи співробітників не можна використовувати слова, наприклад, з їх телефонних розмов, і при цьому хихикати над ними. Також варто не забувати про особисте життя кожного співробітника - втручання в приватне життя незаконно!

• Прості автоматизовані системи для управління бізнесом

І останній крок, який вам слід зробити, так це впровадити автоматизовані системи для обліку робочого часу. Така програма допоможе відстежити, скільки часу і на що витрачається кожним співробітником. Система відстежує співробітників по картах, які необхідно сканувати при приході на роботу і по закінченні робочого дня. Це дозволить вам знайти не тільки того, хто більшу частину робочого часу проводить в соціальних мережах і покарати його за порушення внутрішнього розпорядку роботи, а й подякувати того, хто приходить вчасно і затримується на роботі.

Також не слід забувати ще про один дуже важливий момент - розмежування прав доступу до даних автоматизованих систем. Не забувайте і про тимчасові права. Зараз кожне підприємство має унікальну можливість вести всі свої бізнес-процеси в одній системі. Це дозволяє вашим співробітникам мати всю необхідну для роботи інформацію під рукою, а керівнику, не витрачаючи багато часу на підрахунок і аналітику, виявити найбільш слабкі і сильні сторони відділів та компанії в цілому. Прописавши всі посадові обов'язки і обмеживши права доступу до програми, ваші співробітники будуть працювати тільки з тією частиною даних, які потрібні їм для роботи. А, ви тим самим, захистите ваші дані від непотрібних очей.

Що саме впроваджувати у вашій компанії, вирішувати тільки вам. Не у всіх є кошти, щоб впровадити відеоспостереження, або найняти системного адміністратора, який буде керувати більш складною системою для захисту інформації вашої компанії, але захист даних дуже важливе питання. Не варто, звичайно, підозрювати кожного співробітника, панікувати і роздувати штат безпеки. Просто будьте пильні. Ретельно вибирайте співробітників, перш ніж прийняти їх на роботу, намагайтеся довіряти їм, слухайте їх, радьтеся з ними, це дасть їм почуття затребуваності, і не дасть приводу обманювати вас. Але, пам'ятайте, не варто давати багато свободи вашим співробітникам, вони повинні знати, хто є хто, і до чого призведе порушення прав і обов'язків, під якими вони поставили підпис!

Бажаємо вам тільки найвідданіших і відповідальних співробітників, а вашому бізнесу процвітання!

З повагою колектив компанії «AS-Сервіс»